Sinds de Wet online oprichting besloten vennootschappen kun je een bv volledig digitaal oprichten. Digitale identificatie, een passeerafspraak via een audio-videoverbinding op het Centraal Passeerplatform en een akte die in een digitale kluis belandt. De oprichting zelf is daarmee een kwestie van dagen geworden. Wat daarna komt, loopt in de praktijk nog regelmatig vast.
De oprichting is inmiddels het snelle deel
Voor de digitale route heb je volgens Notaris.nl een digitaal identificatiemiddel op het Europese betrouwbaarheidsniveau "hoog" nodig en een gekwalificeerde digitale handtekening. De akte kan in het Nederlands of in het Engels worden opgesteld, en oprichters uit de Europese Unie hoeven niet fysiek aanwezig te zijn. Een bv die op papier bestaat, kan alleen nog geen euro ontvangen. Dat verklaart waarom startende ondernemers zich tegenwoordig afvragen of ze parallel aan het notariële traject al meteen je zakelijke rekening openen kunnen.
Waar de eerste weken op weglopen
Na het passeren volgt de inschrijving in het Handelsregister, met het KvK-nummer en het RSIN, de registratie van de uiteindelijk belanghebbenden en de fiscale registratie. Zonder die nummers kun je geen correcte factuur versturen, en ze komen niet allemaal op dezelfde dag binnen. Wie in die periode al een opdracht heeft aangenomen, loopt tegen de vraag aan hoe hij die netjes verwerkt. Pas daarna komt de betaalinfrastructuur aan de beurt, en juist daar ontstaat het gat tussen "de bv bestaat" en "de bv kan zaken doen". Nieuwe aanbieders duiken in dat gat, en een vraag als wat is GoDutch hoort inmiddels bij het oriëntatietraject van veel starters.
De tijdlijn na het passeren
Grofweg ziet de periode na de akte er zo uit.
- Dag 1, de akte passeert: de bv bestaat, en je ontvangt de statuten en de oprichtingsakte, met de rechtsvorm, de aandelenverhouding en de bestuurders vastgelegd.
- Dag 2 tot 5, inschrijving en registraties: het KvK-nummer en het RSIN volgen, net als de registratie van de uiteindelijk belanghebbenden en de fiscale nummers.
- Week 2 en verder, de praktische inrichting: betalingen, boekhouding en verzekeringen moeten worden geregeld, terwijl de eerste opdracht mogelijk al binnen is.
- Bij een holdingstructuur, alles twee keer: twee rechtspersonen betekent twee administraties, twee sets nummers en twee acceptatietrajecten.
Waarom starters deze fase onderschatten
Wie voor het eerst een bv opricht, rekent op de doorlooptijd van de notaris en niet op de doorlooptijd daarna. De oprichting heeft een duidelijk eindpunt en een duidelijke rekening, en voelt daardoor als de hele klus.
De weken erna hebben geen regisseur. Er is geen partij die de ondernemer belt om te vragen of de administratie al is ingericht, terwijl juist daar de eerste fouten worden gemaakt die later door de accountant moeten worden rechtgezet.
Wat je parallel kunt regelen
Het meeste tijdverlies voorkom je door zaken niet op elkaar te laten wachten. Zodra het KvK-nummer binnen is, kun je de betaalinfrastructuur en het boekhoudpakket klaarzetten en vastleggen welke uitgaven via welke entiteit lopen.
Dan is de administratie op orde vanaf de eerste factuur. Een bv oprichten is tegenwoordig het snelle deel van het traject, en dat is precies de reden om de stappen erna vooraf uit te tekenen.
