Met een volmacht bij KVK laat je in het Handelsregister vastleggen dat iemand namens je onderneming of organisatie mag handelen. Je geeft de volmacht zelf; KVK registreert wie de gevolmachtigde is en welke bevoegdheden die persoon heeft.
Een gevolmachtigde kan bijvoorbeeld namens een bedrijf contracten tekenen. Je bepaalt zelf hoe ruim die bevoegdheid is. Voor de inschrijving gebruikt KVK formulier 13: Inschrijving gevolmachtigde.
Wat staat er bij KVK over de volmacht?
In het Handelsregister staat wie de gevolmachtigde is en wat deze persoon namens de onderneming mag doen. Dat is handig voor zakenpartners: zij kunnen een uittreksel van het Handelsregister opvragen om de bevoegdheid te bekijken.
Een volmacht kan ruim zijn of beperkt tot bepaalde handelingen. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat een medewerker namens het bedrijf overeenkomsten mag tekenen tot een bepaald bedrag. Ook kun je bepalen dat iemand alleen samen met een ander mag handelen.
Formuleer de grenzen duidelijk. Een ruime bevoegdheid geeft de gevolmachtigde meer vrijheid, maar betekent ook dat die persoon namens de onderneming verplichtingen kan aangaan. Kies daarom bevoegdheden die passen bij het werk dat iemand daadwerkelijk gaat doen.
Een volmacht bij KVK inschrijven
Wil je een gevolmachtigde laten registreren? Dan werkt dat in grote lijnen als volgt:
- Bepaal wie de volmacht geeft. Dat moet iemand zijn die bevoegd is om namens de onderneming of organisatie een volmacht te verlenen.
- Leg de bevoegdheden vast. Beschrijf wat de gevolmachtigde mag doen en welke beperkingen gelden, zoals een bedrag of de verplichting om samen te tekenen.
- Vul formulier 13 van KVK in. Gebruik dit formulier om de gevolmachtigde in het Handelsregister in te schrijven.
- Onderteken en verstuur het formulier. Volg de aanwijzingen op het formulier voor de ondertekening en de documenten die KVK nodig heeft.
Gaat het om een onderneming, stichting of vereniging die nog niet is ingeschreven? Dan moet formulier 13 samen met de inschrijving worden ingediend. Na verwerking kun je op een uittreksel zien hoe de bevoegdheid is geregistreerd.
Is inschrijving van een gevolmachtigde verplicht?
Niet iedere volmacht hoeft bij KVK te worden ingeschreven. Zo kan iemand ook een opdracht krijgen voor een losse, afgebakende handeling. Inschrijving is vooral nuttig als iemand vaker namens de onderneming optreedt en anderen die bevoegdheid moeten kunnen nagaan.
De registratie vervangt de volmacht zelf niet. Zorg daarom dat de afspraken over de bevoegdheid duidelijk zijn vastgelegd en aansluiten bij wat je bij KVK opgeeft.
Wat als de bevoegdheid verandert?
Veranderen de afspraken met de gevolmachtigde, bijvoorbeeld omdat die persoon niet langer zelfstandig contracten mag tekenen? Geef de gewijzigde bevoegdheid dan door aan KVK. Stopt de bevoegdheid helemaal, zorg dan dat ook de registratie daarop wordt aangepast.
Een uittreksel met verouderde gegevens kan voor verwarring zorgen bij leveranciers en andere zakenpartners. Vergelijk daarom na een wijziging de registratie met de afspraken die voor de gevolmachtigde gelden.
