Een volmacht regelen doe je door vast te leggen wie namens jou mag handelen, welke zaken die persoon mag regelen en wanneer de volmacht ingaat. Je kunt daarvoor zelf een schriftelijke volmacht maken of een notaris inschakelen. Welke vorm geschikt is, hangt af van de handelingen die je wilt laten uitvoeren en van de eisen van de betrokken organisatie.
De persoon die je aanwijst, heet de gevolmachtigde. Kies iemand die je vertrouwt en bespreek vooraf wat je van diegene verwacht.
Volmacht regelen in vijf stappen
- Bepaal waarvoor je hulp wilt. Maak een lijst van de handelingen die iemand namens jou moet kunnen uitvoeren. Denk aan het betalen van rekeningen, contact met een verzekeraar of het ondertekenen van een overeenkomst.
- Kies een gevolmachtigde. Vraag of deze persoon bereid en in staat is de taak op zich te nemen. Je kunt ook een vervanger aanwijzen voor het geval je eerste keuze niet beschikbaar is.
- Leg de grenzen vast. Bepaal of de persoon één taak krijgt of meer zaken mag regelen. Schrijf ook op of er beperkingen gelden, bijvoorbeeld voor grote uitgaven.
- Kies de vorm. Voor een eenvoudige taak kan een zelf opgestelde schriftelijke volmacht genoeg zijn. Voor andere handelingen kan een notariële akte nodig of gewenst zijn.
- Onderteken en zorg dat de volmacht gebruikt kan worden. Bewaar het document op een vindbare plek en vertel de gevolmachtigde waar het ligt. De organisatie waarmee die persoon te maken krijgt, kan om het document en een identiteitsbewijs vragen.
Welke afspraken zet je op papier?
Maak duidelijk wie de volmacht geeft en wie die ontvangt. Vermeld de volledige namen en voldoende gegevens om beide personen te herkennen. Beschrijf daarna zo precies mogelijk wat de gevolmachtigde mag doen en tegenover welke organisatie dat nodig is.
Schrijf bijvoorbeeld niet alleen dat iemand je administratie mag regelen, maar benoem ook of diegene betalingen mag doen en post met organisaties mag bespreken. Voor één opdracht kun je de handeling en eventueel de einddatum opnemen. Gaat het om meerdere taken, dan helpt een overzicht per taak.
Leg ook vast wanneer de bevoegdheid begint. Dat kan direct zijn, maar je kunt een later moment afspreken. Als de volmacht pas moet ingaan wanneer je zelf niet meer kunt beslissen, is het verstandig met de notaris te bespreken hoe dat moment wordt vastgesteld.
Zelf opstellen of laten opmaken?
Een schriftelijke volmacht kun je zelf opstellen en ondertekenen. Dat kan praktisch zijn als iemand één duidelijke handeling voor je uitvoert. Neem contact op met de organisatie waarvoor de volmacht bedoeld is: die kan een eigen formulier gebruiken of aanvullende eisen stellen.
Een notaris kan helpen als je meerdere zaken wilt regelen, de afspraken langere tijd moeten gelden of de situatie ingewikkeld is. De notaris bespreekt je wensen en legt de afspraken vast in een akte. Daarbij beoordeelt de notaris of je begrijpt wat je ondertekent en wat de gevolgen zijn.
Een notariële akte kost geld en is niet voor iedere opdracht nodig. Een zelf opgesteld document is eenvoudiger, maar kan te weinig duidelijkheid geven of door een organisatie niet worden geaccepteerd.
Kies iemand die je vertrouwt en spreek toezicht af
Een gevolmachtigde kan binnen de afgesproken grenzen namens jou handelen. Dat is handig, maar brengt ook risico mee. Iemand kan fouten maken of misbruik maken van de bevoegdheid. Geef daarom niet meer ruimte dan nodig is voor de taken die je wilt overdragen.
Je kunt afspreken dat de gevolmachtigde bonnetjes bewaart en regelmatig een overzicht van inkomsten en uitgaven maakt. Je kunt ook vastleggen dat een andere vertrouwenspersoon meekijkt of dat voor bepaalde handelingen eerst overleg nodig is. Bespreek bij een notariële akte hoe je zulke afspraken duidelijk kunt opnemen.
Wil je meerdere personen aanwijzen? Leg dan vast of zij zelfstandig mogen handelen of samen moeten beslissen. Samen beslissen kan extra controle geven, maar maakt het regelen van zaken ook minder eenvoudig als iemand tijdelijk niet bereikbaar is.
Zorg dat de volmacht gebruikt kan worden
Een document opstellen is niet genoeg als niemand weet waar het ligt. Geef de gevolmachtigde een exemplaar of vertel waar het te vinden is. Vertel ook welke organisaties, overeenkomsten en contactpersonen bij de opdracht horen. Deel geen inloggegevens als dat volgens de voorwaarden van de organisatie niet mag.
Bij een notariële akte krijg je een afschrift dat je kunt gebruiken om de bevoegdheid aan te tonen. Sommige organisaties willen het afschrift zelf zien of vragen om aanvullende gegevens. De gevolmachtigde kan daarmee laten zien wat hij of zij namens jou mag doen.
Wat kost een volmacht regelen?
Stel je de volmacht zelf op, dan betaal je daarvoor geen notariskosten. Laat je een notaris de afspraken vastleggen, dan betaal je voor het gesprek, het opstellen en het ondertekenen van de akte. De prijs verschilt per kantoor en hangt ook af van je wensen.
Vergelijk offertes voor dezelfde werkzaamheden. Let erop of de prijs het gesprek, de akte, de benodigde afschriften en eventuele aanpassingen omvat. Een lage prijs is minder goed te vergelijken als daarvoor onderdelen apart in rekening worden gebracht.
Veelgestelde vragen over een volmacht regelen
Wanneer gaat een volmacht in?
Dat hangt af van wat je vastlegt. Je kunt afspreken dat de gevolmachtigde direct mag handelen of dat de bevoegdheid later begint. Zorg dat een voorwaarde voor een later begin duidelijk en uitvoerbaar is.
Kan ik iemand aanwijzen zonder dat die persoon het weet?
Bespreek de keuze liever vooraf. De persoon moet bereid zijn de taak uit te voeren en moet weten wat je verwacht. Zo voorkom je dat je op iemand rekent die de verantwoordelijkheid niet kan of wil dragen.
Kan ik nog een volmacht regelen als ik mijn beslissing niet meer kan overzien?
Je moet begrijpen wat het geven van de volmacht betekent op het moment dat je die verleent. Lukt dat niet meer, dan kan een bestaande volmacht niet zomaar alsnog worden opgesteld. Afhankelijk van de situatie kan een beschermingsmaatregel via de rechter nodig zijn.
Bespreek je wensen op tijd met de persoon die je wilt aanwijzen. Neem daarbij niet alleen door wat diegene mag doen, maar ook wanneer en hoe je wilt dat er verantwoording wordt afgelegd.
