Een diploma uit de Verenigde Staten, een huwelijksdocument uit Spanje of een arbeidsovereenkomst uit Duitsland: nu we met gemak de hele wereld kunnen rondreizen en de mogelijkheden eindeloos zijn, komen internationale documenten steeds vaker voorbij op een notariskantoor. Dit soort documenten zijn namelijk in Nederland niet meteen bruikbaar.
Ze moeten eerst goed gecontroleerd worden en vertaald worden naar de Nederlandse taal om hier rechtsgeldig te zijn. Daarvoor is het vaak ook nodig om zo’n document te legaliseren, voordat ze gebruikt kunnen worden in een notariële akte. In dit artikel lees je meer over waar je rekening mee moet houden, zodat je goed voorbereid naar de notaris kunt gaan.
Pagina inhoud
Controleer of het document officieel erkend is
Wat in ieder geval goed is om te weten, is dat een notaris moet kunnen vaststellen dat een buitenlands document echt en rechtsgeldig is. Dit betekent bijvoorbeeld dat het document in het land van herkomst correct moet zijn afgegeven én dat de echtheid ervan goed te controleren is. Dat is belangrijk omdat zo’n document ook in Nederland rechtsgeldig moet worden gemaakt.
Daarom is in veel gevallen een zogeheten legalisatie of apostille nodig: een officiële verklaring van een bevoegde instantie in het land waar het document vandaan komt. Bij een diploma uit de Verenigde Staten geldt dan bijvoorbeeld dat dit daar moet gebeuren. Hiermee wordt bevestigd dat zo’n document authentiek is, wat nodig is wanneer het in Nederland ook gebruikt moet worden. Check dit dus op tijd.
Is er een beëdigde vertaling nodig van het document?
Wanneer het notariële document opgesteld is in een andere taal dan in het Nederlands, dan is de kans groot dat de notaris om een beëdigde vertaling gaat vragen. In zo’n geval moet de vertaling namelijk exact overeenkomen met de oorspronkelijke tekst, omdat een notaris juridisch gezien moet kunnen vertrouwen op de exacte betekenis ervan. Je raadt het misschien al: dit is niet iets dat een ‘gewone’ vertaler kan garanderen. Een beëdigd vertaler daarentegen wel.
Hij of zij is namelijk officieel gekwalificeerd en beëdigd door een bevoegde instantie om die te kunnen doen. Dit betekent ook dat de vertaler juridisch verantwoordelijk wordt gehouden voor de juistheid van de vertaling. Overleg daarom altijd eerst even met de notaris over de taal waarin de vertaling van de tekst moet worden aangeleverd, of de vertaling moet worden gelegaliseerd en of een beëdigde vertaling verplicht is. Zo weet je vooraf al waar je aan toe bent en wat je moet regelen.
Schakel een professioneel vertaalbureau in voor internationale documenten
Omdat internationale documenten waarmee je naar de notaris moet, vaak juridische documenten zijn, is het altijd aan te raden om een professioneel vertaalbureau in te schakelen. Bij dit soort documenten telt namelijk ieder detail en kan een klein verschil in formulering heel grote gevolgen hebben. Huwelijkse voorwaarden of eigendomsrechten die niet goed worden vertaald, kunnen uiteindelijk voor problemen zorgen. Daarom is het verstandig om te kiezen voor een vertaalexpert met ervaring in juridische documenten.
Het grote voordeel hiervan is dat een professionele vertaler weet hoe juridische termen moeten worden geïnterpreteerd binnen het Nederlandse rechtssysteem. Daarbij stellen notarissen altijd specifieke eisen aan beëdigde vertalingen. Een ervaren bureau weet precies hoe ze een vertaling van een internationaal (juridisch) document moeten aanleveren, waardoor de kans op vertraging of extra kosten erg klein is. Onze tip? Bespreek altijd eerst wat er nodig is met de notaris en kies daarna een vertaler of vertaalbureau dat bij het vraagstuk past.
Bereid je goed voor om naar het notariskantoor te gaan
Tot slot is het goed om je niet alleen te focussen op wat er zoal bij de notaris moet gebeuren, maar ook wat je zelf moet doen om goed voorbereid naar het notariskantoor te gaan. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je altijd het originele document bij je hebt, samen met eventueel aanvullende papieren die je nodig hebt om de inhoud te bevestigen. Denk aan identiteitsbewijzen, inschrijvingen of correspondentie met buitenlandse instanties.
Hierbij geldt eigenlijk altijd: hoe completer je dossier, des te soepeler het proces bij de notaris verloopt. Wat ook helpt, is om vooraf al aan te geven dat het om een internationaal document gaat. Zo kan de notaris tijdig al beoordelen welke stappen er nodig zijn en gaat je afspraak een stuk efficiënter en soepeler. Een goede voorbereiding maakt écht het verschil tussen een soepel traject en een procedure die toch wel vermoeiend kan zijn. En dat is precies waar je naar op zoek bent als je met een internationaal document naar de notaris moet.
